Základom včasného riešenia problémov s IKT je to aby informácia o probléme dorazila k riešiteľovi v požadovanom čase a obsahu. Je preto nevyhnuté aby poskytovateľ outsourcingu vyhradil komunikačné linky a kontakty na zodpovedných pracovníkov. Ideálnym riešením je použitie komplexného Helpdesku pre evidenciu požiadaviek, sledovanie priebehu riešena a evidenciu výsledkov.
Nastavenie Helpdesku závisí aj od modelu outsourcingu na ktorom sa obe zmluvné strany dohodnú:
V prípade že nie je možné vyriešiť problém vzdialeným pripojením alebo telefonicky, je nutné aby servisný pracovník vycestoval priamo na miesto incidentu.
Problémy sa riešia pomocou vzdialeného pripojenia k miestu incidentu.
Problémy sa riešia len formou telefonickej komunikácie medzi povereným pracovníkom klienta a servisným pracovníkom.