MS SharePoint 2010 quick wins

Rýchla implementácia, pričom ihneď po nasadení Microsoft SharePoint 2010 získavate množstvo výhod a funkcií, ktoré sú okamžite dostupné bez ďalšieho programovania, pretože sú vlastnosťami tohto jedinečného riešenia:

•  tímová práca na obsahu s použitím SP 2010 a OneNote 2010, napr. počas brainstorming-u zaznamenávajte nápady a myšlienky do spoločného poznámkového bloku
•  zdieľanie a aktualizácia obsahu pomocou Document Workspace a SharePoint 2010. Umožňuje zdieľanie súboru/súborov na definovanej stránke, automatické udržovanie verzií,histórie a informovanie záujmovej skupiny o zmenách
•  sprístupnenie SharePoint 2010 a jeho funkcií mobilným zariadeniam (microbrowserom) ako sú smartphony
•  sprístupnenie/ochrana Vášho obsahu. Na svojej My Site môžete mať obsah, ktorý chcete zdieľať alebo ho identifikovať ako osobný teda prístupný len Vám alebo informácie o obsahu kolegov – My Newsfeed page
•  umožňuje editovať tabuľky MS Excel 2010, dokumenty Word 2010, prezentácie PowerPoint, poznámkové zošity OneNote 201, kdekoľvek vo virtuálnom prostredí – Microsoft Office Web Apps
•  ochrana neverejných častí textu - obsahu My site, rýchle – skupinové pridelenie a zobrazenie prístupových práv pre My Site
•  organizácia a uloženie multimediálnych súborov – správa multimediálnej knižnice
•  umožňuje lepšie poznávanie podniku-organizácie a kolegov - Organization Browser  – navigačná pomôcka
•  informuje o pripojení osoby do systému/prítomnosť kolegov (smart tag ikona) a či je s ňou možné komunikovať (hlasom, instant messaging, alebo videohovor).
•  pomáha vyhľadať správnu osobu podľa zodpovednosti, členstva v skupine, podľa posledného projektu, obsahu alebo iných záujmových atribútov
•  FAST Search for MS SharePoint 2010 umožňuje rýchly prieskum požadovaného obsahu
•  súvisiace dokumenty/obsah drží v spoločnej skupine pomocou Document Sets, vrátane ich verzie a histórie
•  zasielanie aktuálnych informácií na základe nastavenia dostupných/povinných záujmových oblastí pomocou RSS Feeds (Really Simple Syndication)
•  prezentovanie skúseností a špecializácie ostatným kolegom na svojej My Site
•  tímová online práca s tabuľkami MS Excel 2010 – kdekoľvek
•  zdieľanie poznatkov vytvorením podnikovej znalostnej knižnice Wikis
•  rozšíriť sieť kolegov ,s ktorými máte prístup na My Site na základe doporučenia podľa frekvencie komunikácie v MS Outlook
•  umožňuje pohotovo vytvoriť rôzne kategórie a skupiny kolegov
•  informácie o oblastiach záujmu – záložky/tags (like it) a　poznámky/notes umožňujú si zapamätať a klasifikovať obsah s prepojenými kolegami a podnikovými stránkami podľa oprávnení. Zoznam záložiek a poznámok sledujete pomocou Tags and Notes Site/Tool
•  pomáha udržať akuálnu prezentáciu – jednotlivé slide svojej prezentácie môžete uložiť do knižnice ako individuálne súbory a následne ich kedykoľvek modifikovať. Knižnica bude automaticky udržiavať prepojenie na prezentácie, v ktorých je slide použitý a v prípade zmeny vytvorí upozornenie – notifikáciu na možnosť aktualizovania prezentácie.
•  Project Task List udržiava a zobrazuje súhrn projektových úloh a umožňuje ich priradiť konkrétnym osobám, sledovať ich progres, aktualizovať stav plnenia úloh a vidieť informácie o úlohách na časovej osi
•  poskytujte spätnú väzbu hodnotením obsahu, pomôžete iným identifikovať užitočnosť alebo relevantnosť obsahu. Hodnotiť je možné obsah zoznamu – knižnice – na web stránky a zvyčajne sa zobrazuje vo forme hviezdičiek
•  vytvorte pútavé stránky pomocou multimediálnych doplnkov (obrázky, video, audio,...)
•  MS SharePoint 2010 Workspace umožňuje prístup na stránky, aj keď nie ste pripojení v sieti. Worksapce vytvára Vašu osobnú kópiu stránok, knižníc, zoznamov, s ktorými môžete pracovať offline a po pripojení ich synchronizovať
•  My Newsfeed stránka je súčasťou My Site, umožňuje byť v spojení s kolegami a obsahom, ktorý Vás zaujíma a na ktorý chcete reagovať . Recent Activities -v tejto časti môžete vidieť posledné zmeny Vašich kolegov, alebo na čom aktuálne pracujú
•  vytváranie blogov pre zdielanie a výmenu názorov, či informovanie o aktualitách
•  pracujte s diskusnými fórami na úrovni pracovných tímov
•  synchronizácia s tímovými – skupinovými kalendármi, alebo s kalendármi udalostí vo vzťahu k　predmetu záujmu (revízia kotla, čistenie horákov, divadlo, projektové pracovné stretnutie,...)
•  Meeting Workspace stránka pripravená pre plánovanie stretnutí, určenie programu, pripojenie dokumentov, definovanie zoznamu účastníkov a　počas alebo po stretnutí pre zaznamenanie myšlienok, rozhodnutí, úloh a sledovanie plnenia úloh.
•  neformálne spojenie s kolegami – na stretnutí s kolegom si spravíte niekoľko poznámok a　neskôr ich potrebujete prekonzultovať, môžete mu ich nechať v jeho profile na jeho Note Board. Kolega dostane správu – tomto kroku môže kolega byť informovaný notifikačným eMailom, záleží na nastavení My Sites.
•  zjednodušená komunikácia ohľadne súborov – ak je dokument uložený v knižnici stačí ak kolegom zašlete naň len link namiesto celého súboru. Toto umožní jeho revíziu bez ďalšieho zbytočného zasielania opráv, eventuálne to umožní spoločnú prácu pri komentovaní dokumentu. Kolegovia zároveň môžu vidieť kompletnú históriu zmien dokumentu.
•  fonetické – približné vyhľadávanie – ak si presne nepamätáte meno, alebo len prezývku SharePoint search Vám umožní osobu nájsť aj bez znalosti presného mena
•  Team Site – vhodné pre vytvorenie tímových stránok, informovanie o projektovom pláne, cieľoch, dokumentoch v súvislosti s projektom, o komunikácii projektového tímu, informovanie o stave projektu a pod.
•  chráňte svoju prácu so zdieľanými súbormi používaním funkcie check in / out. Obzvlášť vhodné ak viac osôb môže pracovať so súborom, aby ste nestratili zbytočne svoju prácu. Check in – vyhradí súbor pre zmeny len pre jednu osobu. Vrátenie súboru/dokumentu po zmenách – Check out.
•  využite možnosť simultánnej spolupráce s kolegami
  • na prezentáciách v PowerPoint 2010, komunikujte/diskutujte o zmenách bez opustenia – ukončenia programu
  • na dokumentoch MS Word 2010
•  priebežne si aktualizujte sieť kolegov – po prečítaní profilu môžete kolegu pridať do svojho zoznamu
•  zdieľajte svoje myšlienky na neformálnej úrovni. Profil na My Sites je cesta ako sledovať a　zdieľať informácie o sebe, o zodpovednostiach, a záujmoch. Status message je cesta, ako povedať kolegom, čo si práve myslíte alebo na čom práve pracujete. Každá zmena status message sa v sieti pripojených kolegov objaví v Newsfeed.
•  vyhľadajte dôležitý obsah a stránky pomocou tag clouds (mrak záložiek/fráz). Záložky a poznámky, značky umožňujú klasifikovať obsah a byť s ním spojený podobne ako s kolegami vo Vašej organizácii (sieť kolegov) prostredníctvom osobných profilov. Záložky a poznámky je možné využiť aj na zdieľanie informácií s kolegami.
•  záložka a značka v obsahu môže byť iniciátor diskusie alebo pomôcť pre rýchlejšie vyhľadanie relevantného obsahu.